林震的管理課 – PPA 法

提出一個 PPA model。不同於 PDCA,PPA 是:

P: Put down all you have and Prepare (放下心態做準備)
P: Plan and Predict (預測並做好計劃)
A: Arrange and Action (佈局與精準執行)
then, PPA again

林震的管理課_1_目標

從來不敢說,自己很懂得管理。但一路走來,也有一些心得來分享。很多人,因為「個人工作」優秀而升任主管,然而公司卻很少針對新手主管提供良好的課程、或為每一位新手主管指派「合格的導師」。這種放水流的做法使得很多部門,因新手主管的「不良管理」而士氣低落、績效變差。甚至導致優秀的人才離開…

第一堂管理課,我帶著聽眾,從經營、領導、管理這三個大分類來辨認目前擔認的主管職,其核心要務是什麼,用什麼方式可以「先上手」。基本能力上的構建,我提出一個 PPA model。不同於 PDCA,PPA 是:

P: Put down all you have and Prepare (放下心態做準備)
P: Plan and Predict (預測並做好計劃)
A: Arrange and Action (佈局與精準執行)
then, PPA again

為什麼 PDCA 不適合? 還記得基本的論文架構嗎? 雖然畢業有一陣子了,但我仍記得是這個樣子:

  1. 研究背景及動機
  2. 文獻回顧
  3. 研究方法
  4. 研究結果
  5. 結論與建議

寫論文的過程有些類似我們解決問題,第一步可不是做「計劃」。在做計劃之前,至少要知道,解決這個問題能為我們(公司)帶來多少效益。這個問題,在公司內、外、在學界、異業是不是有類似的研究? 別人怎麼解決的? 甚至對上要溝通,是不是主管也認同,解決問題的重要性…這些動作要做到一定的程度,才能往下走 – 開始思考計劃。計劃不應該只有一個,諸葛亮都還有三個錦囊呢。至少要有 A/B 計劃,做為主、次備案。計劃沒經過沙盤推演也不行,魔鬼藏在細節裏。這個部份反而是最難的,會有很多不可控的變數,至少要把關鍵因子找出來監控。沙盤推演除了軍隊裏做得比較好之外,商業界比較沒有好的模型做這一塊。而動手(Do)之前肯定要先佈局,放出尖兵、探子,選擇最佳的時機。精準執行當然也是成功的關鍵之一,但前面這些步驟不做,簡單的題目也就罷了,困難的題目,套用 PDCA 這種莽夫粗暴型的攻略,商業上「偷雞不著」的反例很多。

第三個 section, 是教導主管採用 Delphi 法,做一個類似 KT 的 Situation Appraisal。「非強勢型」主管,用 Delphi 這一招可是有相當多的好處。除了可以塑造主管對部屬的關心、建立信任感。整個過程也是可操作、可順利轉換和說服下屬,朝自己或自己主管想要的方向前進。好處多多。

如果對這份資料有意見和建議,歡迎留言或寫 mail 給我。

計劃前的準備

管理書裏有一個管理循環 PDCA,就是這麼教的。先做一個 Plan 然後 Do 持續 Check 發現有問題就要做 Action。聽起來很有幾分道理,不過爸爸認為大有問題。我們做計劃前,其實應該靜下心來,把計劃前的準備做好。爸爸提過一個 PPAP 的 model,第一步是 Put everything down and Prepare。

親愛的林瑋:

爸爸每個星期都很期待收到你寄來的信。爸爸想跟你說,你的信越寫越好,除了文筆流暢之外,你的一些學習上、生活上的體悟,也對爸爸很有幫助。

你信裏談到,上一次的報告花了 23 個小時,原因是教授問的問題還沒有搞清楚、資料沒有查好就開始跟團隊瘋狂討論,導致事倍功半。有趣的是,管理書裏有一個管理循環 PDCA,就是這麼教的。先做一個 Plan 然後 Do 持續 Check 發現有問題就要做 Action。聽起來很有幾分道理,不過爸爸認為大有問題。我們做計劃前,其實應該靜下心來,把計劃前的準備做好。爸爸提過一個 PPAP 的 model,第一步是 Put everything down and Prepare。教授出的作業,一定有他的道理 – 他想讓你們了解哪些知識點? 想要發現 / 解決哪些問題(大陸都用「矛盾」二字)? 我們基本上不用重新發明輪子,可以上網搜尋相關的文獻書籍、論文(或學長姐寫過的作業…),看看別人怎麼做? 優點缺點又如何? 接下來,我們就應該提出自己的觀點、假設…或者,我們有新的方法,能夠更精準、或更快速、或更便宜地把可接受的結果估算出來。到了第二步的 P,才是 Plan and Predict – 把計劃做出來,誰負責哪一塊什麼時限完成、什麼時候討論、需要用到哪些資源等等…如果宥於時間、器材的不足,沒有辦法把所有的驗証做出來,那麼就要 Predict 這些未完成的數據將對於結果產生多少誤差,是不是在這個專案可以接受的範圍之內…後面的執行牽涉到佈局和行動 Arrange and Action,爸爸就不多說了。

事實上,這就是撰寫論文的基本架構。這個世界上,擁有碩士學位的人們應該要具備這樣的能力。然而,爸爸接觸到不少名校碩士畢業生。他們做案子的時候,明顯沒有做好準備就端出了計劃。沒有足夠的 paper survey,也不清楚業界其他人的作法,只憑著簡單的邏輯想法就向公司要資源興建廠房、買機器、雇人力…爸爸只能退回去讓他重做。說真的,這樣的人還真不少。

系學會的事,爸爸認為你的決定很好。剛上大學,我們應該把基礎打好。先在我們物理專業上做到領先。有空的時候,把未來必需的英文練習好(就是佈局)。中大科教中心的活動,我相信是很好的訓練,可以跟主任、學長多請教與學習,同時也需注意時間的投入是否過當。你說的很對,不要做自己將會後悔的事。有人說:「生活是一本書,而你就是它的作者。你決定了它的情節和步調,而且…只有你…在一頁一頁地翻著它。」理想的狀況下,在我們建立了清晰明確的生活重點後,把「主」、「次」分好,依此原則行事,就能有高度的安全感,並讓你更積極、更和諧的處事做人。一段時間之後,你一定可以成為一位思考有章法、有方向、有智慧,行為獨具一格、積極而有力量的優秀人才。

爸爸最近的確比較忙,在公事上,爸爸在如東的廠房已經到了收尾的階段。第一台機台,總共四十幾個櫃子已經在 9/26 從上海港出關,運送到了廠房,等待日本技師 10/8 來如東安裝。從廠房、機電、無塵室到人員的安置都需要爸爸的團隊來計劃和執行。私事上,這兩天你乾爹過來,我們有一個投資案想跟如東官方合作。爸爸花了些時間,把我們需要的投影片、成本與獲利試算做好。也出面約了如東縣招商局的官員,我們做了匯報和討論。這個案子跟大陸豬瘟防疫相關,算是目前很夯的話題,而且日本、台灣已經有類似的產品。我們拿到了台灣與大陸的專利授權,如果可以在大陸生產和銷售,那也是一門很大、很有趣的生意。爸爸的投影片,也是用撰寫論文的邏輯架構,先有調研、競品分析,加上我們創新點、商業模式以及獲利的估算。如果有空,你可以看一看。

愛你的爸爸

PDCA V.S. PPA model

放下心態做準備(Put everything down and Prepare),是把自己的格局拉到制高點,像孫子兵法所述,看天時、地利、人和、看天下大勢、看未來的發展可能。Intel 放下了RAM,成為 CPU 的王者;IBM 放下了電腦硬體的輝煌,專注於軟體服務,讓這大象重新跳起舞來;Nokia 放不下它的 symbian 作業系統、黑莓機放不下自己的硬體鍵盤,把公司帶向滅亡。

親愛的林瑋林瑄:

​ 接下来爸爸花一点篇幅,讲一讲爸爸的 PPAP 模型,当然不是那个日本大叔 Pen-Pineapple-Apple-Pen。这个模型是对於传统 PDCA (Plan-Do-Check-Action)的一个修正。

​ 为什麽要修正 PDCA 呢? 爸爸觉得 PDCA 并没有大错,PDCA 可以让人在高級主管監督下,从基层的工程师,使用到擔任中阶主管的階段。但由於 PDCA 过於简单粗暴,很多对於创新、偏策略型的大型案子,或是投资甚至做研究写论文,PDCA 都有其局限性。

​ 前一陣子,大伯到上海來講課,對像是中興大學 EMBA 的學生。那是處於研一升研二、正在開始準備寫論文的班級。一面上課,一面就有同學們談論,他們準備找哪一位老師、寫什麼論文題目。有個開算命店的,要寫易經和管理學的論文;開燈具店的,想寫如何做燈具生意的論文;賣場經理人,準備寫賣場零售業的論文…

​ 看出問題了嗎? 他們使用了 PDCA 的 P(Plan),卻沒有想清楚,該如何做出比較正確的計劃。首先,他們三觀不正,讀研究所是讓你學怎麼開算命店、怎麼賣燈具、怎麼做零售嗎? 反過來講,你開了那麼多家算命店、賣了那麼久燈具、做到賣場的經理,如果你還不知道如何做好做大,那你在幹嘛? 你寫的算命論文、燈具論文、大賣場論文,對這個世界真的有價值嗎? 如果你真的那麼急,想解決算命店生意不好、燈具做不大的種種問題…你該找個顧問,用半年一年,重新把公司的願景使命、組織人事、產品開發、生產管制…好好的整一整,不用去 EMBA 浪費時間。當然,在學校唸書,能把所學用於自己的產業,那是很好,但他們有沒有想過一個風險,如果論文要發表的時候,算命店倒了、賣場破產了…教授要不要讓論文過關呢?

​ 爸爸認為,做計劃的第一步是要「放下」。「唯有放下你的一切包袱,才能放大格局」。放下像是把你的三觀放正。你現在開算命店,不代表未來人們會去算命。愛因斯坦肯定讀過牛頓力學,他如果沒有放下,他無法發現量子力學。大學教的課程,很多都不是新的;世面上的書,大多寫的是過去的經驗和知識;爸爸說的、大伯說的、老師說的東西,也許根本不適用於未來…「放下,然後從心學習,向世間的最強者學習最新的知識,然後…再放下」。最新最強的知識和方法,一向不會被輕易揭露,唯有不斷收集你所在領域裏,最強領頭羊的資料,推敲他的思考、策略方向,行為步驟。了解他們為什麼、憑什麼成功,並找出他們的弱點做突破,才有機會開創新局。

​ 投資有時成功有時失敗。有些人錯誤地投資一家公司,剛開始虧錢時他就發現了問題。他應該做的事,要像很多專業投資者所做的一樣,果斷的放下。切斷過去的錯誤,然後著眼於未來的獲利機會。有些人入錯了行,卻放不下過去的投入,邁不出改變的一步,導致一生痛苦。經濟學有一個「沉默成本」的概念,就是讓我們把過去發生的金錢、精力、時間,通通放下,著眼於未來。

​ 放下之後就要做準備。「很多計劃的失敗,不是因為計劃準備不好,而是缺乏計劃前的準備」。計劃前的準備,像是做 paper survey,大陸話叫做調研。「沒有調研,就沒有發言權」。譬如你想做物理研究,也許你應該做的調研,是把過去物理學諾貝爾獎(假設你想得一座…),著重在哪一個領域,列出一張表來。該思考未來的物理學,哪個方向最有發展性。哪一個物理的學問最有突破性? 哪一個學校的哪一個老師,是這個領域的佼佼者,他們在做什麼研究,發表了哪些論文…也可以上網查一下,美國的普林斯頓、麻省理工、加州理工大學這些重量級物理系的老師們,近幾年著重發表了什麼文章言論,為什麼…

​ 放下心態做準備(Put everything down and Prepare),是把自己的格局拉到制高點,像孫子兵法所述,看天時、地利、人和、看天下大勢、看未來的發展可能。Intel 放下了RAM,成為 CPU 的王者;IBM 放下了電腦硬體的輝煌,專注於軟體服務,讓這大象重新跳起舞來;Nokia 放不下它的 symbian 作業系統、黑莓機放不下自己的硬體鍵盤,把公司帶向滅亡。大陸話說,「站在風口,連豬都能飛」,不去找風口看未來,光看著自己的一畝三分地、自己的算命店、大賣場、燈具店,不論它過去如何地成功,未來持續勝出的機會不高。

​ 大勢的看法,爸爸整理了些想法,後面再跟你聊。現在,假設你真能看到未來大勢,那麼很好,你該針對目前的情勢,設計出幾個可行的方案。基本上可以根據目標(你定義的成功)、環境(你所處的政治、經濟、社會、技術、法律、環保)、條件(你擁有的資源或能力)、以及你目前和潛在競爭對手的狀況(有些人也放在環境…),尋找出達到目標的可行路徑。就像很多數學題目一樣,解題的方法常常不止一個。未來很多的事情是不可控的,所以諸葛亮給了趙云三個錦囊,告訴他當劉備做出什麼蠢事的時候,要打開哪一個錦囊應對。如果你的計劃只有一個,那麼很有可能你沒有把計劃的細節盤算清楚。也許你該用窮舉法,把解題的可能路徑通通找出來,然後做預測。預測當你走第一條路、第二條路、第三條路時,你可能遇到的機會、風險、對手的反應和你需要完成的事項、需要的資源…在古代,這就叫做沙盤推演。

​ 假設你認為天文物理是未來二十年物理學的熱門話題,你發現很多天文物理的理論,存在相當大的繆誤、而你對天文物理又有超於常人的敏感性(眼睛特別好,或是能夠聽到來自宇宙的聲音…),你做出了要深入探討天文物理學的決策。那麼你應該在台灣讀哪一個大學(或是後面該轉學到哪一間大學)? 研究所呢,是該選台灣的、大陸的、美國的、還是英國的哪一間? 博士班呢,應該可以轉換到哪一個大學跟哪一位老師做研究…這個路徑肯定要跟哪一個學校有對的老師、設備、經費、甚至跟哪一個公司或軍事單位有深入的合作有些關連。像是下圍棋,你可以預測後面二十步、五十步…如果你的路徑越清楚,越能夠及早看出路徑存在的風險和問題,增加成功達陣的機會。像是你出國唸書,你的家人、朋友(女友…)、經費來源是否會有困難,如何提早解決。小的展開就是你現在要去唸的大學物理系,應該特別精通哪一門學問,會對未來的你更有幫助;該到哪裏打工,有機會認識未來可以幫助你的貴人;該去參加哪一場演講,問幾個有深度的問題,換幾張你的名片…做計劃和做預測(Plan and Predict)放在一起,才容易找到最有效率或是機會最高的幾條好路徑。孫子兵法說「多算勝,少算不勝,而況於無算乎」就是這個道理。

​ 做完預測和計劃,我們就要開始佈局和行動(Arrange and Action)。有別於一般的執行(Execution),是去實施一些措施或是作業。爸爸特別用了佈局這個字,是具有全局性的規劃和安排。像在一盤棋局中,搶佔位置、布好陣勢,準備撕殺。佈局還有「請君入甕」,引誘、引導的意思,是讓該演戲的人,在該演戲的時間,演一場好戲,並讓該入戲的人入戲。你想認識一個女生、你想跟一位教授做研究、你想請一位官員幫忙,你需要佈一個局,讓事情發生…三國裏的苦肉計、計中計,不都是這樣來的?

​ 小結一下,第一步咱們要放下一切做準備工作(Put everything down and Prepare),然後做計劃和預測(Plan and Predict),接下來要佈局和行動(Arrange and Action)。執行一段時間,你就需要再來一次這個循環,重新審視這個世界的變化,放下一切再做準備…做計劃和預測…佈局和行動…因此,爸爸稱這個 PPA -> PPA 為 PPAP 循環。這個循環,不單包含了易經「與時消息、與時偕行、與時俱進」的觀念,也相當多地包含了孫子兵法裏,知天知地、知根知底、知時知勢、知彼知己的「準備工作」,善用兵者,能使敵人前後不相及、眾寡不相恃、貴賤不相救、上下不相收的「計劃、佈局和行動」。最酷的事,PPAP 模型跟日本大叔的 PPAP 一樣,超級好記!!

愛你的

爸爸

2019/04/18

P.S. 爸爸轉寄給你,「在美國他們是這樣努力的」文章,比對一下,跟這 PPAP 的方式是不是有很多共通之處?