親愛的林瑋林瑄：
這週好嗎? 爸爸原本想寫一些管理的概念，但爸爸想到，林瑋林瑄常常需要打報告、做簡報。應該先分享一些簡報的心得給大家參考。
爸爸曾經聽過很多場次的演講，先講講什麼是「不成功」的簡報。這些報告大多有幾個問題：目標不清、結構混亂、展示不力、情境或環境不佳。
簡報的唯一重點，就是「達到目標」。要達到目標，簡報最好能夠有「結構化的引導」、「形象化的表達」、「適合的情境和環境」。
我們一個一個來說，首先是簡報的目標，或是說，簡報完畢要發生什麼事情? 譬如說實驗報告，目標是不是讓老師覺得你們「很努力」? 「很創新」? 「很專業」? 爸爸覺得，如果報告的目標是「簡報能拿到高分」，那麼你的思考就會不一樣。因為要拿高分，所以你要知道，你的對象特別喜歡努力的報告? 更讚揚創新? 還是單純是用電風扇吹一吹，看距離遠近打分數? 對於不同的老師，你應該要有不同的策略來應對。爸爸受邀演講，一定會向主辦單位要一份參加演講的「領導」名單。看這一場演講的「主要對象」是誰。他老家哪裏、本科學啥、經歷如何、結婚了沒、幾個孩子、喜好興趣等等。藉由了解對象，你會對於優區與雷區有些了解。優區就是可以讓對象感同身受的例子，而雷區則是你最好避開的話題。如果他的老家在南投，那麼你講講日月潭、清靜農場，應該不會有錯。如果他剛剛跟老婆離婚，那麼在正常情況下，最好別提愛情(當然也有例外)。
對於優區和雷區，還包括主要對象的個性為何? 是幽默型還是老學究? 他正在觀注哪些事? 想解決什麼問題? 需要什麼答案? 甚至，知道他「不想要什麼」來避開雷區，也是好的。
我們還要知道報告的時間。一個實驗報告或是讀書報告，用 3 分鐘 / 30 分鐘 / 90 分鐘的描述，那麼報告肯定是不同的。一定要記得，「提早結束，才是準時。」
知道目標和時間，接下來很重要，「千萬別打開電腦」。我們該拿出紙、筆、便利貼，把這個題目下，你可以使用的資料寫出來。像是這個樣子：
為什麼用便利貼呢? 如果寫報告的，不只有你自己，而是你的秘書或是一個團隊，那麼便利貼可以很好地做為溝通的工具。讓小組的成員能夠討論出要報告的內容，甚至考前猜題，先把主要對象會問的問題放上來，做到不遺漏。第二點是，便利貼很容易歸類，我們要用「Rule of 3」三三法則，把你要講的題目分成三個次題目，每個次題目再分三個次次題目…三三法則，就是一種結構化的架構，把雜亂的事物，分成三個類別。分類未必有正確答案，但必需有一個合理的邏輯規則，我們依著規則，填入內容資訊。
例如我們要辦一個活動，牽涉到幾件事情：場地、桌子、椅子、投影機、麥克風、無線網路、報告資料、報告順序、電源、教授、同學、廁所。那麼，聰明的林瑋林瑄，你們會用哪三類規則，把上述的事項分類呢?
分類好了之後，我們就可以再往下想，依著時間限制和對象需求，要達到簡報目標，哪些事項不該出現在報告裏，哪些應該重點的講。爸爸聽過很多「不成功」的演講，資訊不足的幾乎沒有，大部份的問題是資料太多。像劉姥姥進了大觀園，目不睱己，反而失去重點。這時候我們要「斷、捨、離」，把主要重點作呈現，次要重點放附件。我們要想，如果只能講三件事，那會是哪三件?
三三法則十分好用，像爸爸的季度總結報告，很常用的格式是這樣：
季度總結報告
- 回顧
a. 本季表現
b. 本季與上季的比較、今年本季 跟 去年本季 的比較
c. 差異比較和 Insight (為什麼) - 計劃
a. 原計劃執行狀況(or 下一季的挑戰 or Data)
b. 根據變化所做的調整 (Insight)
c. 新計劃的建議與預期結果 (Go or Actions) - 總結
a. 本季表現和下季目標
b. 需要的資源或支援
c. Action Plan / Due Date / Sponsor / Progress / …
常用的、一般的論文架構或報告，其實也差不太多，可以是這樣：
- 回顧
a. 研究的背景及目的
b. 過去的研究方法
c. 過去方法的不足之處或問題所在 - 我的研究
a. 研究概念與方法
b. 研究數據 (Data)
c. 結果的比較 (Insight) - 總結
a. 我的研究可以解決的問題，取得哪些成果
b. 尚未解決的事情或是可以增加的應用場景
c. 未來還有哪些事要做 (Actions or To-Dos) + 參考文獻
當然論文的種類很多，有解題的論文、總評的論文、針對別人論文的再實驗論文…可能會有所變型。爸爸講的是基本動作，像是打籃球的運球上籃。先按圖索驥練習好，就可以再學習更高階的技法。
另外，爸爸也常常利用三三法，在「沒預期上台演講」卻被叫上台時使用。爸爸的邏輯架構是這樣：
- 回顧 – 為什麼來這裏(或來這裏幾百次了)
- 爆料 – 覺得特別有意義的事、感悟到什麼天道或收獲、特別喜歡這個會議的什麼
- 感謝與祝福
看吧，就像是套用物理公式一樣，不需要用什麼大腦就把套路整好了。邏輯架構在三三法則之下，聽的人也容易吸收，講的人不怕忘卻，而且投影片也大方不複雜，好處多多。
今天先到這裏，下一次，我們來談談視覺呈現，如何把這場「簡報秀」做好。
愛你們的爸爸
P.S. 把 場地、桌子、椅子、投影機、麥克風、無線網路、報告資料、報告順序、電源、教授、同學、廁所做分類，其實沒有正確的答案，但爸爸可以簡單地用「硬體設施」、「軟體資料」、「人」做為三個簡單的分類。你們有其他的答案嗎?
P.S. 其他簡報架構的參考：
Ex. 年終述職可以用什麼架構
- 關鍵指標 (Data, Insight, Key Learnings)
- 團隊個人 (小夥伴, 自己, 團隊或外圍組織的影響)
- 未來行動 (規劃, 執行, 維護 or 複制成功模式)
Ex. 教育性簡報重點：
- 傳遞知識，解釋、說明複雜事物
- 不帶有立場，向聽眾灌輸信息
- 表達清楚、方便理解與記憶
- 最好要能重覆重點 > Take away
Ex. 說服性簡報
- 說一個感動人心的故事
- 說三個方法 (很壞、壞、你建議的方式)，理由、論述不要講太多
- 套用現實的情境，建議如何做(最好能引發聽眾的急迫感)
Ex. 進度性簡報
- 要有前情提要 (聽眾/老闆很容易忘記)
- 要有 Data (事實)
- 要有 Insight – 從數據中我們看到了什麼 (分析)
- 要有 Action Plan、預期結果(美麗新世界)、結論
- 我們需要的資源與支援
